WEDDING INVITATIONS 101 | Wedding Suite Elements

 
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Hey, friends! I am so excited to begin this new educational blog series, "The complete guide to Wedding Invitations". The idea is to create a series of blog posts about wedding stationery that can be a resource for brides and grooms and for other wedding professionals as well. I have gathered lots of tips on some of the most important basic things to remember about your wedding stationery and I am more than happy to share them with you on the blog :) I'll try to write all the content both in English and Italian so that it can be easily accessible to all of you.

Today I am going to talk about the wedding suite and the essential elements that should be included in it. As you may know, wedding suites are comprised of several components, including the invitation itself ( of course!) and a number of optional enclosures, such as a rsvp card or reception card and possibly more depending on the style and tone of your event.

Your wedding invitations play a crucial role in your big day especially because they are the first contact your guests will have about your wedding. So not only they should definitely look great but it is also important that you stick to certain basic rules of invitation etiquette. In this blog series we will go through all the basics you need to know so if you are not sure where to begin, this is the right place!

 

_ ITALIAN

Ciao a tutti! Sono davvero contenta di iniziare questa nuova serie informativa "La guida completa alle Partecipazioni". L'idea è quella di creare una serie di post riguardanti la wedding stationery che possano essere una risorsa di riferimento per gli sposi e anche per altri professionisti del settore wedding. Ho nel tempo raccolto diverse informazioni sulle cose più importanti da tenere a mente riguardo le partecipazioni di matrimonio e sono più che felice di condividerle qui con voi sul blog :) Cercherò di scrivere i contenuti sia in inglese che in italiano in modo che possano essere facilmente accessibili da tutti voi.

Oggi vi parlerò della wedding suite ,ovvero quello che possiamo chiamare in italiano "coordinato di nozze", e degli elementi essenziali che dovrebbero essere inseriti in esso. Come forse sapete, infatti, le wedding suites sono composte da vari componenti tra cui la partecipazione ( ovviamente!) e un numero di elementi opzionali, come l'RSVP, il biglietto di Ricevimento e molti altri ancora inseribili nel coordinato a seconda dello stile e del tono dell'evento.

Le tue partecipazioni di nozze hanno un ruolo fondamentale nel tuo grande giorno in particolare perché si tratta del primo contatto che gli invitati hanno del tuo matrimonio. Quindi non solo devono essere meravigliose ma è anche importante che rispettino alcune regole fondamentali di etichetta. In questa serie toccheremo tutte le basi di ciò che è necessario sapere, perciò se non sei sicuro/a da da dove cominciare, questo è il posto giusto!

Wedding invitations Guide / Guide Partecipazioni - Wildflowers Calligraphy

THE ELEMENTS

 

| SAVE THE DATE / Save the date

Save the dates are your first official announcement to your friends and family that you are engaged and are getting married. They include your names, wedding date, wedding location and a short line that says "Invitation to follow." Save the dates are sent several months before the wedding ( I will talk about the timeline in the next blog post) so that your loved ones can mark up their calendar.

_I Save the Date sono il primo annuncio ufficiale delle tue nozze ai tuoi amici e familiari. Essi includono i vostri nomi, la data del matrimonio, la location che avete scelto per celebrarlo e una frase che annuncia l'arrivo della partecipazione ufficiale. I Save the dates sono spediti diversi mesi prima del matrimonio ( vi parlerò delle tempistiche nel prossimo post) in modo tale che i tuoi cari possano segnarsi la data sul calendario.

 

| MAIN INVITATION / Partecipazione

The invitation is the very foundation of the entire invitation suite: it is the piece that cordially invites your loved ones to your wedding day. It includes your names, your wedding date, time and location. The style and the theme of your wedding should be reflected in the invitation: in fact this element sets the tone of your event, giving a glimpse of what your big day will look like.

_La partecipazione è il fondamento dell'intero coordinato di nozze: è l'elemento in cui i tuoi cari sono inviati ufficialmente al tuo matrimonio. Include i vostri nomi, la data del matrimonio, l'orario e il luogo in cui verrà celebrato. La partecipazione dovrebbe evocare lo stile e il tema dell'evento: essa infatti pone il tono dell'evento dando un'anteprima di quello che sarà il mood e l'atmosfera del grande giorno.

 

| RSVP CARD / Rsvp

RSVP cards ( or Reply cards) serve one importantpurpose: it allows your guests to let you know whether or not they are coming. Not only that, but it also gives you any other info like dietary restrictions. Knowing how many guests will actually attend the wedding is really important especially if you need to give the final headcount to your caterer and to the other wedding vendors. The deadline for the confirmation is usually set 3-4 weeks prior to the wedding.

Traditionally, RSVP cards are mailed back in an envelope provided by you with a stamp applied already. However, you can also decide to include your phone numbers or the link to your wedding website to gather the names of who is coming and other info. 

_I biglietti RSVP hanno un importante ruolo nel coordinato, ovvero quello permettere ai tuoi invitati di farti sapere se riusciranno a partecipare al tuo matrimonio. Non solo, questo elemento ti permette anche di raccogliere informazioni come particolari regimi dietetici ed eventuali intolleranze alimentari. Sapere quanti ospiti verranno effettivamente è molto importante specialmente se devi fornire il conto totale degli invitati al responsabile del catering o ad altri fornitori. La scadenza per la conferma della presenza è di solito stabilita 3-4 settimane prima del matrimonio.

Tradizionalmente nel mondo anglosassone, gli invitati rispediscono agli sposi i biglietti RSVP per posta indicando se riusciranno o no a venire al matrimonio. Tuttavia, specie in Italia, questa pratica non è in uso, quindi puoi decidere di includere nel RSVP i tuoi numeri di telefono o il link al tuo sito del matrimonio dove hai predisposto un form apposito per raccogliere le conferme della presenza.

 

| RECEPTION CARD / Biglietto Ricevimento

If you plan on having your wedding reception at a different location than that of the ceremony, a reception card is needed. It provides information about the wedding reception (starting time and venue address) giving your guests an idea of what kind of party they can expect and sometimes information about the dress code. If the ceremony and reception are at the same venue, you can simply include “Dinner and Dancing to follow” on the actual invitation card.

_ Se pensi di tenere il ricevimento in un luogo differente rispetto a quello della cerimonia, è necessario il biglietto Ricevimento. Come indica il nome, esso fornisce informazioni sul ricevimento (orario di inizio e indirizzo del luogo) dando ai tuoi invitati un'idea del tipo di festa che possono aspettarsi e a volte anche indicazioni sull'abito da indossare.  Se la cerimonia e il ricevimento si tengono nello stesso luogo, è possibile semplicemente indicare nella partecipazione che a seguire gli sposi terranno il ricevimento.

 

| CUSTOM MAP / Mappa personalizzata

A custom map is a fun enclosure card to add to your wedding invitation suite. Map cards are stylized drawings, illustrations or sketches of points of interest around your wedding. It helps your guest find your wedding venue and it is also a really nice keepsake for your loved ones, especially if it's a destination wedding. In this case the map can also show the itinerary that you have planned for your guests for the days before or after the ceremony.

_Una mappa personalizzata è un allegato carino da aggiungere alla tua wedding suite. Le mappe sono disegni stilizzati, illustrazioni o schizzi dei punti di interesse intorno al luogo del tuo matrimonio. Aiuta gli invitati a trovare la location ed è anche un ricordo da conservare per i tuoi cari, specialmente se si tratta di un destination wedding. In questo caso la mappa può anche mostrare l'itinerario che hai pianificato per gli invitati nei giorni che precedono o seguono la cerimonia.

 

| OUTER ENVELOPE / Busta esterna

The outer envelope is for mailing and contains all the elements of your wedding suite. The names and addresses of your guests are handwritten on it.

_La busta esterna è quella che serve per la spedizione e contiene tutti gli elementi della wedding suite. Su di essa sono scritti a mano i nomi e gli indirizzi degli invitati.

 

| INNER ENVELOPE / Busta interna

The inner envelope is a secondary envelope inside the outer envelope. Traditionally it has the guests' first names written on it. In fact, if you go with the traditional reply cards, you’ll need envelopes for your guests to mail them back to you in. It’s good etiquette to apply postage to the envelopes so that your guests don’t have to supply it themselves. You’ll also need to add your return address to your envelopes. If you choose to incorporate your phone numbers to receive RSVPs you don't really need a secondary envelope for your guests to send and you can decide to put the RSVP card directly inside the outer envelope. So in this case the inner envelope is optional.

_La busta interna è una busta secondaria dentro la busta esterna. Tradizionalmente ha scritti sopra i nomi propri degli invitati. Difatti, se decidi di usare i biglietti RSVP tradizionali , gli invitati avranno bisogno di queste buste per spedirti il loro RSVP indietro, accettando o declinando l'invito. Sarà perciò necessario scrivere il tuo indirizzo (indirizzo del mittente) e applicare già il francobollo in modo che gli invitati non debbano farsene carico.  In Italia (come già accennato) la pratica di spedire gli RSVP indietro per posta non è diffusa e per raccogliere le conferme si suole inserire i numeri di telefono degli sposi ( o referenti) oppure l'indirizzo del sito web creato appositamente per il matrimonio. In questo caso perciò la busta secondaria non è necessaria ma a volte si inserisce per aggiungere un ulteriore dettaglio elegante e gradito agli invitati.

 

| ENVELOPE LINER / Fodera Busta

Envelope liners are a great way to dress up your invitations: they can include your monogram, illustrations, textures, a handwritten poem, botanical images...possibilities are endless! The design should match perfectly with the tone of your wedding suite and with the overall style of your event.

_Le fodere delle buste sono un ottimo modo per dare un tocco in più alle tue partecipazioni: possono includere il vostro monogramma, illustrazioni, textures, una poesia scritta in calligrafia, immagini botaniche...le possibilità sono infinite! Il design della fodera deve accordarsi perfettamente con lo stile della wedding suite e con lo stile complessivo del tuo evento.

guida partecipazioni - wedding invitation guide - Wildflowers Calligraphy

EXTRA INFO/ DETAILS CARDS

| ACCOMMODATION CARD / Biglietto opzioni Alloggio

For a destination wedding and for guests who are traveling, it is often helpful for them to know which hotels you recommend. The card should contain information about hotels and other types of accommodations in the area, so that it is as easy as possible for the guests to find a place to stay at. If you set up a room block at a hotel this is where you would include this information.

_Per un destination wedding e per invitati che dovranno viaggiare, è spesso utile far sapere quali hotel raccomandi per il loro soggiorno. Questo biglietto deve includere informazioni su hotels e altri tipi di alloggi nella zona, in modo tale da rendere il processo di ricerca di un alloggio più facile possibile per i tuoi ospiti. Se decidi di essere te a riservare per loro un hotelè qui che vuoi inserire tutte le informazioni necessarie.

 

| BRIDAL REGISTRY / Lista nozze

A bridal registry (or wedding registry) card allows you to make your list available to wedding guests. It includes the name of the store where you created the list or the link to the list you created online or your bank account details.  Specialized versions of the registry are honeymoon registry, baby registry, house registry or charity registry.

_Il biglietto Lista Nozze ti permette di rendere la tua lista nozze disponibile ai tuoi invitati. Include il nome del negozio dove hai creato la lista o il link alla lista creata online o le tue coordinate bancarie. Altre versioni della classica lista nozze sono lista per luna di miele, per la casa o a favore di organizzazioni benefiche.

 

|SCHEDULE OF EVENTS / Programma degli eventi

If you have a specific schedule for your big day, ( for example: h17.00 ceremony, h18.30 photo session, h.19.30 dinner, h21.30  first dance, h22.30 party), you can incorporate all the details in this card. Or if you plan to have a destination wedding that includes a weekend itinerary, you can incorporate the program in this card so that guests can have an idea of the exciting trips planned for them during their stay.

_Se hai un programma specifico per il tuo grande giorno, ( per esempio: h17.00 ceremonia, h18.30 photo session, h.19.30 cena, h21.30  first dance, h22.30 party), puoi inserire tutti i dettagli in questo biglietto. Oppure se il tuo è un destination wedding che include un itinerario per il weekend, puoi incorporare il programma di esso in questo biglietto in modo che gli invitati possano avere un'idea delle eccitanti gite organizzate per loro durante il soggiorno.

 

| WEBSITE CARD / Biglietto Sito Web

This card provides a link to your wedding website. Having a wedding website is a truly great option for gathering informations such as RSVPs and keep guests up-to-date with the latest developments in the wedding planning process.

_Questo biglietto fornisce il link al tuo sito del matrimonio. Avere un sito creato appositamente per il matrimonio è un'ottima opzione per raccogliere le conferme dell'effettiva partecipazione all'evento ( RSVP) e per tenere gli invitati aggiornati sugli ultimi sviluppi nel processo di pianificazione del matrimonio.


| THANK YOU CARD / Biglietto di Ringraziamento

While thank you cards aren’t officially part of your formal invitation suite, they are an essential piece of wedding stationery. It’s very important that you thank each guest for their presence at your wedding and their gifts.  Thank you cards should be sent after the big day as soon as possible,  so ordering them in advance of your wedding day is helpful to have them ready.

_Anche se i biglietti di ringraziamento non fanno ufficialmente parte della wedding suite, sono un elemento essenziale della wedding stationery. Infatti, è molto importante che ringrazi gli invitati per la presenza al tuo matrimonio e per i regali. I biglietti di ringraziamento andrebbero inviati appena possibile dopo il matrimonio o dopo aver ricevuto il regalo, quindi ordinarli per tempo è fondamentale per averli pronti per tempo.


So, now that you know what all the elements are, here's a infographic that shows you the most common types of wedding suite that I create. This is a general framework since every wedding suite is absolutely unique and every couple has their own needs and preferences. You can add as many elements as you want to the essential suite: it is always fun to create different cards and get creative with it!

_Quindi adesso che sai cosa sono tutti i differenti elementi, ecco un'infografica che mostra i più comuni tipi di suite che creo. Si tratta di uno schema generale in quanto ogni wedding suite è assolutamente unica e ogni coppia ha i propri bisogni e preferenze. Puoi aggiungere quanti elementi vuoi all' Essential wedding suite: è sempre bellissimo creare nuovi elementi e essere creativi!


Wedding invitations Guide / Guide Partecipazioni - Wildflowers Calligraphy

I hope this guide was helpful to understand what the different elements that compose the wedding suite are, so that you can think about what you need to include in yours. Next week we will talk about WEDDING INVITATION TIMELINE because planning is key!

Let me know if the post was helpful;  if you have any questions about wedding invitations feel free to reach out to me at any time! :) 

 

_ Spero che questa guida sia stata utile per capire meglio quali sono i differenti elementi che compongono una wedding suite e che vi abbia dato maggiori informazioni per riflettere su cosa avete bisogno di inserire nella vostra. La prossima settimana parleremo delle TEMPISTICHE per le partecipazioni, perché pianificare per tempo è fondamentale!

Fatemi sapere se il post vi è stato utile; se avete domande riguardanti le partecipazioni sentitevi liberi di contattarmi in ogni momento! :)